Zarządzenie nr 1/2024 Dyrektora Biblioteki Uniwersyteckiej z dnia 28 marca 2024r. w sprawie wprowadzenia procedury obiegu dokumentów dotyczących użyczania obiektów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu na wystawy krajowe i zagraniczne
- Udostępnianie obiektów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu na wystawy, do muzeów i innych instytucji kulturalnych odbywa się na zasadach zawartych w Regulaminie udostępniania zbiorów Biblioteki Uniwersyteckiej we Wrocławiu, Rozdział VI wypożyczenia zbiorów na wystawy krajowe i zagraniczne.
- Każde wpływające do Biblioteki pismo w sprawie użyczenia zbiorów rejestrowane jest w Sekretariacie w systemie EZD, a następnie (zgodnie z dekretacją Dyrektora BUWr) kierowane jest do właściwego oddziału BUWr (papierowo, jeśli jest wersja tradycyjna oraz elektronicznie przez system EZD).
- Pracownik BUWr odpowiedzialny za realizację sprawy użyczenia zbiorów kontaktuje się z kontrahentem (“biorącym w używanie” obiekty BUWr) w celu omówienia jego oczekiwań oraz sporządza listę spraw do załatwienia wraz z listą obiektów do użyczenia.
- Lista obiektów, o których użyczenie zwrócił się do BUWr kontrahent, konsultowana jest z wyznaczonym Pracownikiem Pracowni Konserwacji Zbiorów Specjalnych. Obiekty poddawane są ocenie konserwatora pod kątem stanu ich zachowania oraz możliwości użyczenia.
- Uprawniony pracownik Oddziału Gromadzenia Zbiorów BUWr dokonuje wyceny obiektu/ów przeznaczonych do użyczenia, niezbędnej do oszacowania wartości ich ubezpieczenia (transport do miejsca użyczenia oraz powrót do BUWr).
- Pracownik BUWr, realizujący sprawę użyczenia obiektów, sporządza wzór umowy użyczenia obiektów i w wersji edytowalnej poprzez system EZD wysyła ją do swojego przełożonego (Kierownika), a po jego akceptacji wysyła (za pośrednictwem poczty e-mail) wzór umowy jako propozycję kontrahentowi.
- Po uzgodnieniu z kontrahentem zapisów projektu umowy, osoba odpowiedzialna za sprawę, przesyła wzór umowy do ponownej akceptacji dokumentu swojemu Przełożonemu. Następnie Kierownik przesyła zaakceptowany przez siebie wzór umowy w systemie EZD do Sekretariatu, gdzie dokument jest kierowany do akceptacji Dyrektora BUWr, a następnie jest przesyłamy do akceptacji Radcy prawnego UWr. Ścieżkę obiegu dokumentu w systemie EZD koordynuje Sekretariat BUWr.
- W przypadku gdy na tę samą wystawę użyczane są obiekty z różnych oddziałów, tworzy się jeden dokument umowy użyczenia dla wszystkich zakwalifikowanych do użyczenia obiektów. Kierownicy oddziałów ustalają wspólnie osobę odpowiedzialną za procedowanie dokumentów.
- Po akceptacji projektu umowy użyczenia przez Radcę prawnego UWr dokumenty są podpisywane przez Dyrektora BUWr. W przypadku naniesienia uwag do dokumentu umowy użyczenia przez Radcę prawnego UWr dokument przesyłany jest do konsultacji z kontrahentem w celu ustalenia ostatecznej wersji jego brzmienia.
- Ostateczna wersja umowy przeznaczona do podpisu Dyrektora BUWr musi zostać przekazana do Sekretariatu BUWr wraz z akceptacją Radcy prawnego UWr (do wglądu).
- W przypadku pojawienia się niezgodności dotyczących zapisów umowy użyczenia, konieczne jest ustalenie stanowisk z udziałem Dyrektora BUWr oraz ponowne przesłanie dokumentu do akceptacji Radcy prawnego UWr.
- Ostatecznie uzgodnioną i zaakceptowaną przez Radcę prawnego UWr wersję umowy użyczenia podpisuje Dyrektor BUWr. w trzech egzemplarzach i wraz z załącznikami przekazuje Pełnomocnikowi Dyrektora BUWr ds. finansowych celem zarejestrowania jej w wewnętrznym rejestrze umów BUWr. i nadania jej numeru wpisanego w nagłówku umowy.
- Pracownik BUWr, prowadzący sprawę sprawdza kompletność dokumentów i przygotowuje pismo przewodnie (wzór: załącznik nr 2), które po podpisaniu przez Dyrektora BUWr wraz z trzema egz. umowy użyczenia przesyłane jest przez Sekretariat pocztą tradycyjną do kontrahenta. Kontrahent podpisuje wszystkie trzy egzemplarze umowy, z których jeden egz. otrzymuje, a dwa odsyła do BUWr.
- Jeden z dwóch otrzymanych przez BUWr egzemplarzy podpisanej umowy przesyłany jest przez Sekretariat BUWr do Działu Księgowości UWr w celu zarejestrowania dokumentu w Centralnym Rejestrze Umów UWr.
- W dniu wydania obiektów do użyczenia kontrahentowi sprawdzane jest pełnomocnictwo osoby upoważnionej do odbioru obiektu/ów oraz ważność ubezpieczenia obiektu/ów BUWr do transportu. Następnie podpisywany jest przez uprawnione osoby ze strony BUWr i ze strony kontrahenta Protokół zdawczo-odbiorczy, będący częścią umowy użyczenia (wzór: załącznik nr 1).
- Po dostarczeniu obiektów do miejsca użyczenia wyznaczona osoba z BUWr sprawdza warunki ekspozycji obiektów zgodnie z zaleceniami PKZS BUWr zawartymi w umowie (jeśli miejscem prezentacji jest Wrocław).
- Po zrealizowaniu umowy użyczenia, obiekty BUWr wracają do macierzystych Oddziałów przechowywania BUWr. Osoba odpowiedzialna za realizację procesu użyczenia obiektów sprawdza i ocenia stan zachowania obiektów w konsultacji z Pracownikiem PKZS, a następnie obie strony podpisują dokument Potwierdzenia Zwrotu.